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領収書はいつまで保管?帳簿書類等の保存期間

顧問先から質問を受ける中で、結構多いのが書類の保存期間についてです。

電子帳簿保存法の存在が浸透してきているとはいえ、中小企業では実際に運用している人は少ないようです。

領収書や請求書も含めて、紙の書類は確かに嵩張ります。

そこで、書類の保存期間について確認したいと思います。

帳簿書類等の保存期間

法人の場合

法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

「帳簿」と「書類」には、それぞれ下記のような定義があります。

「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。

「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

また、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた事業年度等においては、10年間の保存義務があります。

個人の場合

個人事業者の場合、帳簿書類の保存期間は、青色申告と白色申告で少し違います。

 

青色申告

保存が必要なもの

保存期間

帳簿

仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など

7

書類

決算関係書類

損益計算書、貸借対照表、棚卸表など

7年

現金預金取引等関係書類

領収証、小切手控、預金通帳、借用証など

7年(※)

その他の書類

取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など)

5年

前々年分所得が300万円以下の方は、5

基本的には法人と同じと考えて差し支えありません。

 

白色申告

保存が必要なもの

保存期間

帳簿

収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿)

7年

業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)

5年

書類

決算に関して作成した棚卸表その他の書類

5年

業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

青色申告と比較して5年のものもあります。

指導する立場から言わせてもらうと、710年はまとめて取っておいて下さい。というのが正解でしょう。

おわりに

税務調査があった時に、遡る年数が3年程度が多いため、顧問先の中には5年もあれば十分だと思ったり、調査が終わったら処分したいという人がいます。

実際は、調査が終わってしまえば、過去に遡ることはほとんどないでしょう。

しかし、最低でも7年、繰越欠損金がある場合には最長10年は保存しないといけません。

今後、少しでも書類の量を減らしたいなら、これから電子帳簿保存法を検討してみてはいかがでしょうか。

ただ、実際は中小企業には労力がかかるし、書類をまとめて倉庫に放り投げてしまった方が楽だという人も多いでしょうね。




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